Como gerenciar tarefas da equipe

Gerenciar tarefas da equipe é o maior desejo do gestor dentro de um escritório. O desejo do gestor de ver a equipe focada nas tarefas que precisam ser executadas e saber que realmente está documentado tudo que precisa ser concluído, sendo que nada ficou de fora, traz paz de espírito e tranquilidade.Afinal, se tudo está listado e a equipe focada, o gestor tem grande chance de cumprir com os objetivos do negócio e/ou do projeto.

 

Mas sabemos que infelizmente não é bem assim que acontece dentro dos escritórios. Na verdade, normalmente é ao contrário!

 

O gestor deseja sim ter uma equipe focada e produtiva. Mas o que normalmente ocorre é que:

  • A equipe trabalha, mas sempre esquece de fazer alguma tarefa.
  • Perde o foco frequentemente.
  • Se sentem perdidos, porque tem tanta coisa para fazer que não sabem o que fazem primeiro.
  • A dificuldade de priorizar o que é importante sempre está presente.
  • Sentem que trabalham muito, mas não saem do lugar.
  • Não conseguem de fato medir o tempo gasto com a execução do projeto.
  • O gestor se sente preocupado porque não sabe se vai dar tempo de concluir tudo o que precisa ser concluído.
  • As vezes a tarefa concluída não atende as expectativas e é preciso refazer.
  • Etapas do processo caem por esquecimento por alguns do time.
  • Prazo de entrega sempre fura.

 

Visão:

Esses são alguns dos problemas que um gestor encontra quando vai gerenciar tarefas da equipe.

 

Acredito que se você está lendo este artigo porque certamente enfrenta alguns desses problemas e quer de verdade mudar a situação de gestão da sua equipe.

 

Implantar uma ferramenta tecnológica para gerenciar as tarefas da equipe, é dos erros que mais vejo os gestores cometendo quando buscam uma solução para estes problemas apresentados acima.

 

Não estou dizendo que não devemos usar uma ferramenta tecnológica, pelo contrário, sou a favor sim do uso da tecnologia no processo de gestão, afinal é esse meu trabalho aqui no CaledoTech.

 

O que quero dizer que somente a ferramenta não irá trazer os resultados que o gestor e o diretor tanto almejam.

 

Gestão Sem Definição, não dá:

Existe uma frase muito famosa que foi pronunciada pelo pai da administração moderna, Peter Drucker, que diz assim: “Se você não pode medir, não pode gerenciar“.

E está frase diz muito no processo de gerenciar tarefas da equipe. Quero agregar e adaptar está frase para deixá-la assim:

Você não pode gerenciar o que você não pode controlar.

Você não pode controlar o que você não pode medir.

Você não pode medir o que você não pode definir.

 

Observe que o gerenciar vem pelo processo de você controlar esse sistema. Só que para ter o controle do sistema, é necessário poder medir tal sistema. E a grande chave para obter de verdade o gerenciamento é saber definir. Sem definição não há gestão!

Um exemplo muito claro e simplista que posso te apresentar é a tarefa: “Pagar as contas no dia 10 deste mês“.

 

Imagine que o gestor delegou essa tarefa para uma pessoa da equipe.

E a pessoa foi lá e pagou a conta de Energia e de Água e deu como concluída a tarefa. Pronto, tarefa realizada com sucesso!

Agora pergunto: “Qual conta de fato deveria ser paga? Será que só Energia e a Água? E a internet? A conta do Celular? Não deveriam ser pagas também?”

 

Creio que você já percebeu o poder da DEFINIÇÃO para de fato conseguir medir e por fim gerenciar!

 

Observe que para tal exemplo, não muda nada o gestor está ou não trabalhando com o apoio de ferramentas tecnológicas com a equipe. A falha vai ocorrer do mesmo jeito! Por isso, só a tecnologia não é a solução para muitos dos problemas no processo de gestão.

 

As 5 Dicas Vitais para Gerenciar Tarefas na Equipe

E para ajudar você conseguir gerenciar tarefas da equipe, quero apresentar 5 dicas que farão toda a diferença em sua gestão, desde que sejam colocadas em práticas.

  1. Defina o objetivo do seu gerenciamento: O que de fato você quer gerenciar nesse processo? Deixe claro quais seriam os seus reais objetivos e quais indicadores informações você quer ter no final. Aqui estamos falando do que certamente você quer medir.

 

  1. Defina o processo: Muitas pessoas não possuem um processo no que elas estão gerenciando, por isso esperam que a ferramenta (tecnologia) diga isso a elas. Não faça isso, independente da ferramenta que irá utilizar, você dever ter escrito o seu processo. Como as coisas entram e são tradas e como devem sair.

 

  1. Liste os benefícios para sua equipe: É verdade que quando se implanta um processo de gestão, o gestor e a diretoria serão beneficiados com o processo, isso é um fato! O problema é, que muitos gestores só “pensam” nesses benefícios deles e esquecem que ninguém gosta de ser “controlado” e “gerenciado”. Se você está implantando um novo processo de gestão em uma equipe que já existe, é vital que faça este item! Liste todos os benefícios que a equipe vai obter com este novo processo de gestão. Identifique as dores e as informações que eles não possuem hoje que irão possuir com o novo processo.

 

  1. Apresente o novo processo a equipe: Após você ter validado e testado o novo processo e ter levantado todas as perguntas que certamente irão te fazer, chegou a hora de apresentar isto a equipe. Mas nesta etapa faça de forma correta, não vá na mesa de cada um mostrando. Não faça isso! Marque uma reunião, se possível em outra sala. Valorize o processo! Faça uma apresentação em slide mostre os benefícios que eles terão ao usar tal processo. A chave aqui é marcar uma reunião valorizando o processo. Envolva pessoas chaves! Faça algo especial! Se não eles irão “pensar que é mais uma coisinha para eles fazerem”. Nesta apresentação, aproveite para ensinar, mostrar como vai funcionar o processo.

 

  1. Vire a chave: Marque uma data de virada! Deixe isso claro na sua apresentação (item anterior). Se julgar necessário, passe de mesa em mesa e treine as pessoas, abra uma área de testes para elas “brincarem”. E depois faça a virada. E após fazer a virada, semanalmente, pelo menos no início do processo faça um follow-up com cada pessoa.

 

Conclusão:

Esses 5 pontos são vitais para um gestor colocar em produção um novo processo de gestão com sua equipe. Por favor, não espere da ferramenta uma definição de processo. Faça a ferramenta adequar ao seu processo e não ao contrário.

 

Nunca esqueça, se você não listar os benefícios e deixar eles claros a equipe, eles não irão ter vontade de trabalhar com tal processo. Você não terá sucesso!

E nem preciso dizer que você deve deixar as tarefas (solicitações a serem executadas) de forma clara e bem definida.

 

Mãos à obra, lembre-se de depois de me contar como foi sua experiência ao aplicar essas estratégias apresentadas aqui em sua equipe.



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